Taqdimotlarda ma’lumotlarni ko’rsatish qiyin bo’lishi mumkin, chunki har xil qoidalar turli kontekstlarda qo’llaniladi. Bir guruh vakillariga moliyaviy prognozlarni taqdim etuvchi savdo direktori ma’lumotlarni dizayn bo’yicha maslahatchi potentsial mijozga yozma taklif qilgani kabi tasavvur qilmaydi.
Xo’sh, qanday qilib vaziyatingiz uchun to’g’ri tanlov qilasiz? Ma’lumotlarni ko’rsatishdan oldin o’zingizga quyidagi besh savolni bering:
Ma’lumotlar taqdimotini boshlashdan oldin o’zingizga 5 ta savol bering
1. Men ma’lumotlarni taqdim qilyapmanmi yoki ma’lumotlarimni aylanyapmanmi?
Kontekst ma’lumotlarni qanday qilib eng yaxshi taqdim etishda katta rol o’ynaydi. Ma’lumotlarni taqdim etayotganda, sizni ushbu xulosalarga olib kelgan barcha tafsilotlarni emas, balki o’zingiz chiqargan xulosalarni ko’rsating.
Slaydlaringiz bir necha soniya davomida ochiq bo’lishi sababli, tomoshabinlaringiz ularni tezda qayta ishlashlari kerak bo’ladi. Odamlar juda ko’p murakkab ma’lumotlarni chaynashga vaqtlari bo’lmaydi va ular raqamlarni diqqat bilan o’rganish uchun devorga yugurishlari mumkin emas.
Shunday qilib, ma’lumotlar taqdimoti uchun diagrammalaringizni birlashtirganda keng miqyosda o’ylab ko’ring:
- Siz ta’kidlagan umumiy tendentsiya nima?
- Siz qilgan eng ajoyib taqqoslash nima?
Taqdimotlarda ma’lumotlarni qanday taqdim etish haqida o’ylayotganingizda, bu savollarga javob berishingiz kerak.
Ma’lumotlarni taqdim etish misollari
Mana ma’lumotlarni taqdim etishning eng yaxshi usullaridan biri:
- Tarozilar
- Grid chiziqlar
- Belgilar
Va bu kontekstni ta’minlashi kerak, ammo ma’lumotlaringiz bilan raqobatlashishiga yo’l qo’ymang. Bu kabi ma’lumotlarni taqdim etishning eng yaxshi usuli bu elementlar uchun ochiq neytral rangdan, masalan, kulrang rangdan foydalanish, shunda ular fonga o’tadi va keyin ma’lumotlaringizni biroz kuchliroq neytral rangda chizadi. Va nihoyat, ushbu misolda bo’lgani kabi, siz aytayotgan fikrni ta’kidlash uchun yorqin rangdan foydalaning:
Agar siz ma’lumotlarni aylanayotgan bo’lsangiz, ma’lumotlar taqdimoti eng yaxshi vosita bo’lmasligi mumkin. Hujjatlarda yoki slaydda batafsilroq ko’rsatish yaxshie-pochta orqali yuboriladigan plaginlarmavjud ma’lumotlardan ko’ra. (Biz buni Slidedocs® deb ataymiz.) O’quvchilar ularni o’z tezligida o’rganishlari mumkin – o’qlarni, afsonalarni, qatlamlarni ko’rib chiqishlari va ishingizdan o’z xulosalarini chiqarishlari mumkin. Shunday bo’lsa-da, siz ularni ezib tashlashni xohlamaysiz, ayniqsa ular sizning asosiy fikrlaringizni tushuntirish uchun sizni u erda bo’lishmaydi. O’quvchilaringizga zich tarkibni yo’naltirishga va ularni asosiy ma’lumotlar qismlariga yo’naltirishga yordam berish uchun bo’sh joy, bo’lim boshlari va vizual elementlarning aniq ierarxiyasidan foydalaning.
Buni boshlashning oson yo’libepul Slidedocs® shablonlarimizni yuklab oling. Ishni boshlash uchun oldindan yaratilgan Microsoft PowerPoint shablonlaridan foydalanib, o’zingizning vizual hazm bo’ladigan, ma’lumotlarga boy hujjatlaringizni osongina yaratishingiz mumkin. Bu PowerPpoint-da ma’lumotlarni taqdim etishning eng yaxshi usullaridan biri.
2. Men to’g’ri diagramma yoki jadvaldan foydalanayapmanmi?
PowerPoint-da ma’lumotlarni taqdim etish haqida o’ylaganingizda, birinchi variantlardan biri ma’lumotlar taqdimotida foydalanmoqchi bo’lgan diagramma turini tanlashdir. Esingizda bo’lsin, ma’lumotlarni qanday tasavvur qilishni tanlaganingizda, qaysi turdagi munosabatlarni ta’kidlashni xohlayotganingizni hal qilasiz. Investitsion portfelning taqsimotini ko’rsatadigan ushbu diagrammani ko’rib chiqing:
Pirogda bu odam turli sohalarda bir qator investitsiyalarga ega ekanligi aniq – lekin bu siz ko’rgan narsadir.
Mana bir xil ma’lumotlar, lekin endi chiziqli diagrammada ko’rsatilgan:
Endi har bir toifaga qancha investitsiya qilinganligini aniqlash osonroq. Agar sizning e’tiboringiz toifalarni solishtirishga qaratilgan bo’lsa, shtrixli diagramma eng yaxshi tanlovdir. Ayni paytda, agar siz bitta investitsiya portfelning muhim qismini tashkil etganligini ta’kidlashga harakat qilsangiz, doira diagrammasi foydaliroq bo’ladi.
Oxir-oqibat, bularning barchasi ma’lumotlar taqdimotingiz bilan aytmoqchi bo’lgan voqeaga to’g’ri keladi. Grafiklaringizni samaraliroq qilishning yana bir oson yo’liGrafik izohlari uchun bepul asboblar to’plamini yuklab oling. Unda har safar, har bir jadvaldan maksimal darajada foydalanish uchun ajoyib ekspert misollari va shablonlari mavjud.
3. Men qanday xabarni aytmoqchiman?
Grafiklaringizni taqdim qilyapsizmi yoki tarqatasizmi, tinglovchilaringiz fikringizni kuzatib borishlari va to’g’ri elementlarga e’tibor berishlari uchun eng muhim narsalarni ajratib ko’rsatishingiz kerak. Masalan, ushbu diagrammani sharhlash qiyin, chunki barcha ma’lumotlar bir xil vizual qiymat bilan ko’rsatiladi:
Biz hududlarni solishtiramizmi? Kvartallar? Ijobiy va salbiy sonlar? Eng muhimini aniqlash qiyin. Ma’lumotni taqdim etishda rang qo’shish orqali siz ma’lum joylarga e’tibor qaratishingiz mumkin:
Endi siz tinglovchilaringizga nimaga e’tibor qaratishlari kerakligini, qachon va qaysi hududlarda daromad tushganligini aytasiz.
4. Vizual rasmlarim raqamlarni to’g’ri aks ettiradimi?
Ba’zan kamroq, ayniqsa ma’lumotlar taqdimoti haqida gap ketganda. Ko’plab aqldan ozgan ranglar, qo’shimcha teglar va ajoyib effektlardan foydalanish tomoshabinlarni o’ziga jalb etmaydi. Bunday vizual tartibsizlik ma’lumotni susaytiradi va hatto uni noto’g’ri ko’rsatishi mumkin. Ushbu jadvalni ko’rib chiqing:
Shimoliy hududning birinchi yildagi daromadini aniqlay olasizmi? 17mi? Yoki 19? Ba’zi dasturlarning 3D diagrammalarni yaratish usuli odamni ko’rib chiqilayotgan chiziq 20 dan ancha past deb o’ylashiga olib kelishi mumkin. Biroq, diagramma ortidagi ma’lumotlar aslida chiziq 20,4 birlikni ifodalashini aytadi.
Agar siz jadvalga juda aniq ko’rinishda qarasangiz, buni ko’rishingiz mumkin, ammo bu qanday bo’lishi kerakligini aytish qiyin – hatto uni sinchiklab ko’rib chiqish uchun ko’p vaqt bo’lsa ham.
Ushbu ma’lumotlar taqdimoti misolida, agar siz shunchaki diagrammani tekis qilsangiz, bu aniqroq bo’ladi:
5. Ma’lumotlarni taqdim etishda ular esda qoladimi?
Agar siz o’z ma’lumotlaringizni aniq va to’g’ri taqdim etsangiz ham, bu ma’lumotni saqlash uchun yana bir qiyinchilik. a foydalanishni o’ylab ko’ringmazmunli vizual metaforaraqamlaringiz ko’lamini ko’rsatish va auditoriyangiz a’zolarining ongida ma’lumotlarni mustahkamlash uchun. Metafora, shuningdek, sizning fikringizni auditoriyangiz allaqachon biladigan va g’amxo’rlik qiladigan narsaga bog’lashi mumkin.
Ushbu ma’lumotlar taqdimotida muallif va faolMaykl PollanMcDonald’s Double Quarter Pounderni Cheesethrough bilan tayyorlash uchun qancha xom neft ketishini ajoyib vizual namoyish qilib ko’rsatdi. U stakanlarni stol ustiga qo’ydi va ishlab chiqarish jarayonining har bir bosqichida iste’mol qilinadigan yog’ miqdorini ifodalash uchun ularni moy bilan to’ldirdi.
Oxirida u o’z fikrini uyga olib borish uchun yog’dan tatib ko’rdi. (Hazil elementini qo’shish uchun u keyinchalik shokolad siropi bo’lgan «moy» ni ochib berdi.) Videoni bu yerda tomosha qiling:
PopTech 2009: Maykl Pollan
Pollan jadvalni ko’rsatishi mumkin edi, lekin buvizual yordamsamaraliroq bo’ldi, chunki u tomoshabinlarga visseral javobni qo’zg’atadigan aniq vizuallikni berdi. Ma’lumotlaringizni joylashtirganda ushbu beshta savolga javob berish orqali siz uni taqdimotingiz, hujjatingiz yoki palubangizdagi har bir nuqtani tushunish va jalb qilishda odamlarga yordam beradigan tarzda tasavvur qilasiz. Natijada, tinglovchilaringiz sizning umumiy xabaringizni qabul qilish ehtimoli ko’proq bo’ladi.
Maʼlumotlar hikoyangizni takomillashtirish yoʻlida keyingi qadamni qoʻyish uchun bizning eng koʻp sotiladigan seminarimizga tashrif buyuringDuarte DataStory® taqdimot mahoratingizni oshirish uchun. Yoki ushbu mavzu bo’yicha ko’proq ekspert tushunchasi va bepul manbalar uchun tashrif buyuringMa’lumotlarni hikoya qilish bo’yicha Duarte qo’llanmasi.
Ushbu maqolaning versiyasi dastlab HBR da paydo bo’ldi.
Ushbu maqola dastlab 2018-yil 31-iyulda chop etilgan. U 2024-yil sentabr oyida dolzarbligi uchun yangilangan.